.

การทำจดหมายเวียน ซึ่งมันจะช่วยเราได้มากเวลาที่เราต้องส่งจดหมายเวียนไปหาบุคคลหลายคน และต้องการเวลาในการทำน้อยการทำจดหมายเวียน (Mail Merge) มีขั้นตอนการทำง่ายๆ ดังต่อไปนี้
1. พิมพ์จดหมาย หรือเอกสารที่ต้องการเป็นต้นฉบับให้เรียบร้อยก่อน แล้วทำการ Save ไว้
2. ตรงไหนที่จะเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้ทำการเว้นไว้
3. จากตัวจดหมายที่พิมพ์ ด้านบน คลิ๊กที่เมนู เครื่องมือ
4. ลงมาคลิ๊กที่คำสั่ง จดหมายเวียน.......
5. จะขึ้นหน้าต่างที่ชื่อว่า ตัวช่วยเหลือการสร้างจดหมายเวียน
6. จากนั้น ในหัวข้อที่ 1 ให้คลิ๊กที่ปุ่มสร้าง แล้วเลือกคำว่า ฟอร์มจดหมาย
7. จะขึ้นหน้าต่างถามเอกสารที่จะใช้เป็นต้นฉบับ ให้คลิ๊กที่ ปุ่ม หน้าต่างที่ใช้งานอยู่
8. จากนั้นหน้าต่างจากข้อ 7 จะหายไปกลับมาที่หน้าต่าง ตัวช่วยเหลือการสร้างจดหมายเวียน อย่างเดิม
9. จากนั้น ในหัวข้อที่ 2 ให้คลิ๊กที่ปุ่ม รับข้อมูล แล้วเลือกคำว่า สร้างแหล่งข้อมูล (เพื่อเริ่มการป้อนข้อมูล)
10. เครื่องจะขึ้นหน้าต่าง สร้างแหล่งข้อมูล ให้คลิ๊กปุ่มเอาชื่อเขตข้อมูลออก เพื่อเอาเขตข้อมูลที่อยู่ในช่อง ชื่อเขตข้อมูลในแถวหัวเรื่อง ออกไปให้หมด
11. จากนั้น ในช่อง ชื่อเขตข้อมูล ให้เราพิมพ์ ชื่อเขตข้อมูลที่เราจะใช้ในจดหมายเวียน ลงไปจนครบ
12. จากนั้น กดปุ่ม ตกลง เครื่องจะขึ้นหน้าต่าง เพื่อถามชื่อแฟ้ม ในที่นี้คือชื่อแฟ้มที่จะใช้ในการเก็บข้อมูลที่เราจะนำมาใช้กับจดหมายของเรา เราก็พิมพ์ชื่อแฟ้มลงไปแล้วคลิ๊กที่ปุ่ม บันทึก
13. เครื่องจะขึ้นหน้าต่างขึ้นมา ให้คลิ๊กที่ปุ่ม แก้ไขเอกสารหลัก
14. จากนั้นหน้าจอจะขึ้นหน้าต่างเพื่อให้เราป้อนข้อมูลต่าง ๆ ลงไป
15. เมื่อป้อนข้อมูลทุกอย่างเสร็จ ให้คลิ๊กปุ่ม ตกลง ด้านขวามือ
16. หน้าจอจะกลับมาที่งานจดหมายของเราอย่างเดิม แต่ด้านบนจะมีแถบเครื่องมืออันที่ 3 เพิ่มขึ้นมาอีก 1 แถบเครื่องมือ ซึ่งแถบเครื่องมือนี้เราเรียกว่า แถบ Mail Merge
17. จากนั้น ที่ตัวจดหมาย ให้คลิ๊กส่วนที่เราเว้นไว้เพื่อจะดึงข้อมูลมา
18. ด้านบนที่แถบเครื่องมือบรรทัดที่ 3 แถบ Mail Merge ให้คลิ๊กที่คำว่า แทรกเขตข้อมูลผสาน จะมีเขตข้อมูลให้เลือกว่า เราจะนำเขตข้อมูลผสานชื่อไหน เราก็คลิ๊กลงไป เครื่องก็จะพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลนั้นลงตรงเคอร์เซอร์ที่เราวางไว้ (แต่เครื่องยังไม่แสดงข้อมูลออกมา)
19. ทำจนครบทุกช่องว่างที่เราจะเอาเขตข้อมูลมา
20. จากนั้นถ้าเราอยากดูข้อมูลจริง ที่แถบเครื่องมือ Mail Merge ให้คลิ๊กที่ปุ่ม แสดงข้อมูลผสานปุ่มที่ 3 ที่เป็นรูป <<>> สามารถเลื่อนไปข้อมูลที่ 2 , 3 , 4 ได้โดยกดปุ่ม สามเหลี่ยมชี้ขวา ข้างเลข 1
21. ถ้าไม่ต้องการดูข้อมูลจริงก็ให้คลิ๊กที่ปุ่ม <<>>
การขอดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
1. ด้านบนคลิ๊กที่ปุ่มที่เป็นรูปกระดาษมีแว่นขยาย
2. เครื่องจะแสดงกระดาษเต็มจอภาพ (ขนาด เอ 4)
3. กลับมาที่งานพิมพ์อย่างเดิมให้คลิ๊กที่คำว่าปิดด้านบน
การพิมพ์ข้อมูลออกกระดาษ
1. คลิ๊กที่เมนู แฟ้ม ด้านบน
2. เลือกคำสั่ง พิมพ์
3. กำหนดค่าต่าง ๆ เสร็จแล้วคลิ๊กที่ปุ่ม ตกลง